در دنیای امروز، با توجه به پیشرفت تکنولوژی و وجود ابزارهای هوشمند مانند تلفن‌های همراه، تبلت‌ها و لپ‌تاپ‌ها، بسیاری از افراد گمان می‌کنند که زمان استفاده از سررسیدها به پایان رسیده است. با این حال، بسیاری از مدیران موفق و با تجربه همچنان به استفاده از سررسیدها ادامه می‌دهند. چرا این افراد که به خوبی از تکنولوژی آگاهند، هنوز به این ابزار سنتی وفادارند؟ در این بلاگ در این باره می‌گویم که چرا سررسیدها همچنان ابزار مهمی در دنیای مدیریت باقی مانده‌اند.
۱. لمس فیزیکی و ارتباط ذهنی
یکی از مهم‌ترین دلایل استفاده مداوم از سررسیدها توسط مدیران، تأثیر لمس فیزیکی و ارتباط ذهنی با نوشته‌ها است. تحقیقاتی که در مجله علم روانشناسی در سال ۲۰۱۴ انجام شده نشان داده‌اند که نوشتن با دست می‌تواند به تقویت حافظه و تمرکز کمک کند. مطالعاتی که توسط «دانشگاه نروژی علوم و فناوری» انجام شده، نشان می‌دهد که نوشتن بر روی کاغذ نه تنها به درک بهتر مطالب کمک می‌کند بلکه باعث می‌شود اطلاعات به مدت طولانی‌تری در ذهن باقی بماند.
این موضوع برای مدیران اهمیت ویژه‌ای دارد. در حالی که نوشتن دیجیتال سریع‌تر و راحت‌تر به نظر می‌رسد، اما استفاده از سررسیدها به مدیران این امکان را می‌دهد که با نوشتن دستی برنامه‌ها و یادداشت‌های خود، آنها را بهتر درک و به خاطر بسپارند.
۲. فرار از پراکندگی‌های دیجیتال
زندگی در دنیای دیجیتال با خود چالش‌های متعددی به همراه دارد؛ یکی از این چالش‌ها پراکندگی ذهنی ناشی از اعلان‌های پیوسته و همیشگی است. مدیران برای برنامه‌ریزی دقیق و تمرکز بر وظایف نیاز به فضایی آرام و بدون وقفه دارند. در این میان، استفاده از سررسیدها می‌تواند به عنوان یک پناهگاه آرام عمل کند و به مدیران اجازه دهد بدون هیچ گونه حواس‌پرتی به برنامه‌ریزی و تحلیل‌های خود بپردازند.
تحقیقاتی که در سال ۲۰۱۵ در مقاله‌ای با نام هزینه وقفه در کار: سرعت و استرس بیشتر انجام شده نیز نشان می‌دهند که حواس‌پرتی دیجیتال می‌تواند بهره‌وری را به طور چشمگیری کاهش دهد. در نتیجه، سررسیدها به عنوان یک ابزار غیر دیجیتال می‌توانند به بهبود بهره‌وری و تمرکز کمک کنند.
۳. حس مالکیت و مسئولیت‌پذیری
یکی دیگر از دلایل مهمی که مدیران به سررسیدها پایبند هستند، حس مالکیت و مسئولیت‌پذیری است که با استفاده از این ابزارها به دست می‌آورند. نوشتن اهداف، وظایف و برنامه‌های روزانه در سررسید باعث می‌شود که مدیران حس قوی‌تری نسبت به تعهدات خود داشته باشند و با احساس بیشتری به آنها عمل کنند. مطالعات نشان داده‌اند که نوشتن اهداف به صورت غیرتایپی در دفتر می‌تواند به افراد کمک کند تا با تعهد بیشتری به انجام آنها بپردازند و در نتیجه احتمال دستیابی به اهداف افزایش یابد.
۴. ذخیره اطلاعات مهم در فضایی امن
ابزارهای هوشمند با وجود اینکه بسیار کارآمد و سریع هستند، اما همیشه نگرانی‌هایی درباره امنیت اطلاعات در آنها وجود دارد. هک، نفوذ، خرابی‌های فنی و مشکلات نرم‌افزاری می‌تواند منجر به از دست رفتن اطلاعات مهم شود. در مقابل، سررسیدها که یک ابزار فیزیکی هستند، این خطرات را ندارند.
البته این به معنای کنار گذاشتن کامل ابزارهای هوشمند نیست، بلکه سررسیدها به عنوان یک نسخه پشتیبان برای ذخیره اطلاعات حیاتی و برنامه‌ریزی‌ها می‌توانند عمل کنند. مدیران با استفاده از سررسیدها، اطمینان حاصل می‌کنند که حتی در صورت بروز مشکل در دستگاه‌های دیجیتال، اطلاعات مهم آنها در دسترس باقی می‌ماند.
۵. ارزش تاریخی و احساسی
سررسیدها نه تنها ابزاری برای برنامه‌ریزی هستند، بلکه به عنوان یک دفتر خاطرات مدیریتی نیز عمل می‌کنند. این ابزارها می‌توانند با ثبت یادداشت‌ها، برنامه‌ها و تجربیات، به نوعی به حافظه تاریخی مدیران تبدیل شوند. این مسئله به مدیران کمک می‌کند تا با مرور گذشته، نقاط قوت و ضعف خود را بررسی کنند و از تجربیات گذشته برای بهبود آینده استفاده کنند.
این ویژگی سررسیدها نه تنها در تصمیمات مدیریتی مهم است، بلکه در آینده نیز می‌تواند به عنوان یک مرجع ارزشمند برای مدیران و تیم‌های آنها عمل کند.
یکی از نمونه‌های مشهور درباره ارزش تاریخی و احساسی سررسیدها و دفترچه‌های یادداشت، مربوط به ریچارد برانسون، مؤسس گروه شرکت‌های ویرجین (Virgin Group)، است. برانسون به‌خاطر استفاده مداوم از دفترچه‌های یادداشت برای ثبت ایده‌ها، اهداف و تجربیاتش معروف است. او بارها در مصاحبه‌ها و کتاب‌هایش به اهمیت این دفترچه‌ها اشاره کرده و گفته است که نوشتن در آنها نه تنها به او کمک کرده که ایده‌های جدید را به خاطر بسپارد، بلکه به عنوان مرجعی برای مرور تجربیات گذشته و یادگیری از آنها عمل کرده است.
برانسون به استفاده از دفترچه‌های فیزیکی برای ثبت ایده‌ها به جای استفاده از ابزارهای دیجیتال تاکید دارد، زیرا به گفته خودش، نوشتن با دست به او کمک می‌کند که با عمق بیشتری به ایده‌ها و افکار خود بپردازد. او در کتابش «Like a Virgin» اشاره می‌کند که این دفترچه‌ها به او امکان می‌دهند که هر زمان نیاز داشت، به عقب برگردد و یادداشت‌های خود را مرور کند، و همین امر باعث شده که بسیاری از ایده‌های موفقیت‌آمیزش را از این نوشته‌ها استخراج کند.
۶. ایجاد مرز بین زندگی کاری و شخصی
یکی از چالش‌های بزرگ مدیران در دنیای امروز، مرزبندی بین زندگی کاری و شخصی است. استفاده از ابزارهای هوشمند که همیشه همراه مدیران هستند، می‌تواند این مرزها را از بین ببرد و باعث تداخل زندگی کاری و شخصی شود. در این شرایط، استفاده از سررسیدها به مدیران کمک می‌کند تا مرز مشخصی بین این دو ایجاد کنند.
سررسیدها به عنوان یک ابزار فیزیکی که به راحتی می‌توان آن را بسته و کنار گذاشت، به مدیران این امکان را می‌دهند که پس از پایان ساعات کاری، ذهن خود را از وظایف روزمره آزاد کنند و به زندگی شخصی خود بپردازند.
و در پایان
در دنیایی که تکنولوژی به سرعت در حال پیشرفت است و ابزارهای هوشمند به بخش جدایی‌ناپذیر از زندگی ما تبدیل شده‌اند، استفاده از سررسیدها به نظر قدیمی و ناپسند می‌رسد. با این حال، دلایل علمی و تجربی نشان می‌دهند که این ابزارهای سنتی هنوز هم می‌توانند نقش بسیار مهمی در مدیریت زمان، تمرکز و بهره‌وری مدیران ایفا کنند. سررسیدها به عنوان یک ابزار غیر دیجیتال، به مدیران کمک می‌کنند تا در میان سیل اطلاعات و اعلان‌های دیجیتال، فضایی آرام و مطمئن برای برنامه‌ریزی و تصمیم‌گیری ایجاد کنند.
مدیرانی که به ترکیب مناسبی از ابزارهای هوشمند و سنتی می‌رسند، نه تنها از بهترین امکانات هر دو جهان بهره می‌برند بلکه با ایجاد تعادل بین تکنولوژی و روش‌های سنتی، بهبود بهره‌وری و رضایت شخصی خود را تضمین می‌کنند. استفاده از سررسیدها نشان‌دهنده‌ی پایبندی به اصول مدیریتی ماندگاری است که حتی با وجود تغییرات سریع تکنولوژی، همچنان ارزش‌های خود را حفظ کرده‌اند.